Comment organiser les consentements dans les dossiers clients ?

Un consentement bien rangé commence par une identité bien vérifiée. Avant de créer une nouvelle fiche, recherchez le client avec plusieurs éléments disponibles : son nom, son téléphone ou son e-mail. Une faute de frappe ou un nom composé peut expliquer qu’une première recherche ne donne pas le résultat attendu.

Deux personnes peuvent partager un numéro de téléphone. Vérifiez le prénom et le nom avant d’ouvrir ou de compléter une fiche. Si vous constatez un doublon, examinez les documents liés avant toute correction : supprimer une fiche à la hâte peut compliquer la recherche des anciens passages.

Dans Aura Consent, un client associé à un consentement ou à une séance ne peut pas être supprimé par l’action de suppression de fiche. Cette protection préserve les liens avec son historique ; elle ne dispense pas l’institut de traiter les demandes relatives aux données personnelles.

Une succession de fichiers appelés « consentement final » ou « nouvelle version » devient difficile à lire. Appuyez votre classement sur des repères stables : le client, la prestation, la date du passage et le statut du document. La personne qui reprend le dossier doit pouvoir distinguer un brouillon d’un consentement signé.

Conservez ensemble les éléments d’un même passage, avec un lien clair entre le consentement et le suivi éventuel. Les réglages ou les photos de séance apportent un contexte ; ils ne doivent pas masquer le document signé. Évitez de disperser des copies entre une tablette, un bureau d’ordinateur et une messagerie personnelle.

L’historique d’Aura Consent permet d’ouvrir les passages depuis la fiche client. Prenez l’habitude de repartir de ce point d’entrée lors d’un rendez-vous, pour retrouver les documents déjà enregistrés avant d’en créer de nouveaux.

Un nouveau modèle et un ancien consentement ne correspondent pas au même moment. Lorsqu’un texte évolue, l’équipe doit savoir quelle version utiliser pour les prochains clients, tout en conservant le document présenté lors d’un passage antérieur.

Dans Aura Consent, les informations du modèle et les réponses sont figées à la signature. Modifier le modèle ou la fiche client ensuite ne réécrit pas le PDF signé. En cas de correction, créez un nouveau consentement et conservez le document d’origine. Cette règle évite de confondre le contenu historique et les informations actuelles.

La CNIL rappelle que les données collectées doivent être limitées à ce qui est nécessaire et protégées contre les accès non autorisés. Définissez les informations utiles à votre activité et les personnes qui doivent pouvoir les consulter. Sur un appareil partagé, verrouillez l’écran lorsque vous vous absentez et évitez les mots de passe communs à toute l’équipe.

La durée de conservation se détermine selon l’objectif du traitement et les obligations applicables. Il n’existe pas une durée unique à appliquer indistinctement à tous les documents d’un institut. Formalisez vos durées et la procédure à suivre à leur échéance ; distinguez aussi l’archivage d’un document de sa suppression effective.

L’information donnée au client doit notamment expliquer l’utilisation de ses données, leur durée de conservation ou ses critères, ainsi que ses droits et la manière de les exercer. Faites adapter cette information à l’organisation réelle de votre institut.